战略转型：从Word和Excel到现代需求管理

战略转型：从Word和Excel到现代需求管理

除非您的组织的业务模型建立在低效的基础上，否则您不应该使用不同的文档来管理需求。无论是Microsoft Word、Excel还是两者的结合，试图在文档中单独争论产品的要求都会带来很大的风险，并会逐渐侵蚀公司的底线。

曾经有一段时间，使用不同的文档对管理需求来说并不是一个问题，但随着产品的复杂性不断增加，这些日子正在流逝。许多公司不再生产只包含硬件或软件的产品；如今，它很可能是两者的结合，使开发复杂性成倍增加。

集成硬件和软件意味着跨越各种工程学科的团队都需要在整个开发过程中保持一致，尤其是在涉及安全标准和法规等方面。

单独使用文档根本无法满足当今复杂的产品、系统和软件开发的要求。当您需要精确性、上下文和需求问责制时，现代需求管理解决方案实际上是唯一的答案。

在这本电子书中，我们将详细说明为什么您希望将用于管理需求的不同文档放在后视镜中的一些原因。您还将概括了解通过转向专门构建的用于需求管理的软件解决方案将获得的好处。

文件的五个缺点

Microsoft Word和Excel有很多用途，而且已经有几十年的历史了。而且，就需求而言，对于早期阶段的文档编制和简单项目的协调，它们仍然是有效的工具。

随着产品和系统开发的复杂性不断增加，您的需求列表也在增加。团队需要提供简单、精简的协作解决方案，而不是混乱的——通常很快就会过时的——评论和建议的编辑。团队需要能够立即与全球分布的同事建立联系，以促进实时反馈，并在全面了解需求的情况下做出更明智的决策。文件根本无法应对挑战。

以下是基于文档的存储需求方法的一些关键限制：

1.文件维护繁琐

任何曾经使用文档和几个合作者管理过需求的人都熟悉这种方法的独特痛苦。无论是数百页长的Word文档，还是数千行的Excel电子表格，保持更新和无错误都是极其繁琐和耗时的。

2.版本控制困难

在任何类型的重要文档上进行协作都可能是艰苦的，尤其是在涉及大量需求的情况下。例如，在审查需求时，两个人很容易看到同一套需求的不同版本，甚至不知道。即使这是一个基于云的需求版本，仍然有很多机会让某人在没有事先批准的情况下无意中更改某些内容，而这种调整在未来的版本中也不会被考虑在内。此外，基于在线/云的文档不会自动为每个需求创建不同的ID和版本，也不会突出显示版本之间的更改。

3.无可追溯性

电子邮件链和未公开的更新有很大的错误空间。例如，错过一个可能对上游或下游产生关键影响的微小变化是非常简单的。

4.审查很耗时

如果没有可追溯性，具有大量需求文档的审查周期将非常长。你可能会考虑安排冗长的会议，或者一个版本接一个版本地传递，让团队成员远离其他优先事项，当你专注于快速进入市场时，这并不理想。如果你试图异步管理评论，协作就会变得棘手，而且随着人们日程的变化，时间表可能会被推迟。

5.耗尽团队之间的协作

在整个开发和测试过程中，在多个利益相关者和不同的团队之间共享不断发展的需求文件是有风险、令人沮丧和耗时的。随着您的客户要求尽快交付完美的产品、系统或软件，您再也负担不起这种低效的成本了。

使用需求管理解决方案的七个好处

尽管产品的复杂性和法规越来越高，但大多数开发团队都没有完善的需求管理系统。事实上，根据最近的一项调查，近三分之一的团队没有系统，依赖于电子邮件、文档和共享电子表格的正式流程。
另有52%的公司使用不用于管理需求的系统来管理其需求，如应用程序生命周期管理（ALM）或产品生命周期管理系统。只有15%的人选择投资于正式的专用需求管理解决方案。

使用专用的需求管理解决方案可以让团队停止陷入流程的困境，开始创新。例如，MediSync报告称，投资Jama Connect®节省了80%的时间，否则这些时间将用于会议、整理Word文档和电子邮件版本以及在审查周期中整合反馈。

当使用Jama Connect审查中心时，Grifols在医疗设备开发中为每个项目节省了大约80个小时。RBC Medical（现称Vantage Medtech）通过使用Jama Connect提高团队协作和工作流程效率，为每个项目节省了约15万美元。

以下是投资于可靠的需求管理解决方案所带来的一些好处：

1.版本和变更管理

一个可靠的需求管理解决方案将维护对每个需求所做的每一次更改的历史记录。您还可以记录每次更改背后的基本原理，并在必要时参考以前的需求版本。一些解决方案包含一个变更建议系统，该系统将变更请求直接与需求联系起来。而且，有了正式的需求管理解决方案，您将永远知道您正在查看最新版本的需求。

2.需求属性

有了强大的需求管理解决方案，您应该能够记录每个需求的几个描述性属性。正确的需求管理软件应该生成几个系统定义的属性，例如需求创建的日期、其当前版本号，并且需求人员应该能够查看这些属性，即使只有几个人被允许更新属性值。

3.促进影响分析

需求管理解决方案允许您定义不同类型的需求、需求和不同子系统之间的链接，以及单个需求和相关系统组件（设计、模块、测试和用户文档），从而实现需求跟踪。这些链接可帮助您分析提议的更改对特定需求的影响。能够将每个功能需求追溯到其来源或父需求，这样您就可以准确地知道每个需求的来源，这也非常有帮助。一些解决方案使用可追溯性链接，在进行更改时向链接的项目发出可疑标志，这样您就可以确切地知道更改后需要审查的内容。

4.轨道要求状态

在数据库中收集需求可以让您知道为产品指定了多少离散需求。在开发过程中跟踪每个需求的状态有助于向整个组织传达情况。因此，如果项目经理知道，例如，承诺给下一个版本的55%的需求已经得到验证，28%已经实施但没有得到验证，70%还没有完全实施，他或她就可以很好地了解以前的状态。这类信息为项目经理提供了预测项目进展的信息，并相应地将信息传递给利益相关者。

5.控制访问

需求管理解决方案应该让你把尽可能多的人带到系统中，并授予他们访问他们正在工作的特定部件的权限。这有助于整个组织的团队对正在开发的产品及其进展有更多的投入。

6.促进与利益相关者的沟通

需求管理解决方案应允许团队成员在一个中心位置通过线程对话以电子方式讨论需求问题，而不是将通信分散在各个平台上。当进行新的讨论条目或修改特定要求时，它将自动触发电子邮件并通知有效的个人。它应该允许团队成员相互联系，也可以联系非项目成员和外部用户。

7.回收/再利用要求

将需求存储在中央数据库中有助于在多个项目或子项目中重用它们。逻辑上适合同一产品多个部分的需求可以存储一次，并在必要时引用，以避免重复。这节省了大量时间，并减少了出错的机会。