- 启动范围管理流程。谁是项目的主要利益相关者？提前定义这些利益相关者，并设定对客户的期望和要求。
- 定义必要的要求。这是一个信息收集阶段。与利益相关者进行访谈，进行调查，并开始深入研究在客户眼中使项目取得成功所需的条件。
- 创建项目范围声明。有了研究成果，您现在可以定义项目范围。这个定义很重要，因为它是所有即将开展的项目活动的支柱，并将在项目期间作为指南。项目经理应该能够查看它并确定范围中包含的内容。例如，如果出现额外请求，项目经理可以询问“项目范围是什么？”和“这项任务是否适合该范围？”
- 寻求对项目范围的批准。获得客户对项目范围的正式批准至关重要。如果将来发生范围蔓延，您可以将客户重定向到协议并找出最佳前进方向。
- 定义工作分解结构 (WBS)。每个人都知道，如果您要完成一个大型项目，则需要将其分解成小部分。WBS 就是发生这种情况的地方。您在项目的每个转折点都明确定义可交付成果。
- 验证项目范围。项目经理需要不断检查以确保项目范围得到控制。这可能包括将绩效报告与项目要求相匹配，以确定任何潜在的差距。如果需要更改，则可能包括返回初始协议以确定这些更改是否适合项目范围或是否需要变更单。最终，目标是确保按时并在预算之内完成可交付成果。
- 工作定义不明确。在范围管理领域，模棱两可不是您的朋友。缺乏清晰度会导致混乱，并有可能完成
- 不必要的工作。明确定义范围，不留任何误解的余地。
- 不完整的范围。范围应包括项目的所有关键要素。没有哪个领域太小而不能包括，因为如果范围不完整，潜在的成本很高。
- 缺乏协作。利益相关者是范围管理的重要组成部分，因为他们是明确定义项目要求的人。确保没有关键利益相关者被排除在流程之外，或者更糟的是，在项目范围已经定义后才添加。
- 缺乏对范围的正式批准。所有利益相关者都需要正式批准项目范围。确保获得支持可让您保持正轨，并帮助您在项目任务陷入困境之前预测潜在挑战。
Jama Software 已与 Karl Wiegers 合作，分享其书籍和文章的授权内容。Karl Wiegers 是独立顾问，不是 Jama Software 的员工。您可以通过 ProcessImpact.com 联系他。
在本章中，Karl 讨论了如何管理项目范围并避免范围蔓延。
项目经理的任务是确保从项目启动到完成，一切顺利进行。范围蔓延是指利益相关者意外更改需求和要求，大约 52% 的项目都会发生这种情况，后果可能很严重。
假设客户正在聘请软件包解决方案供应商将数据迁移到新软件包中。项目进行到一半时，客户决定在工作量中增加六个额外的数据转换。客户认为工作量在原始范围内，但供应商不同意。这种沟通不畅导致挫败感、时间浪费，并最终导致项目取消。
当您重新审视如何处理项目范围管理并做出改进沟通和流程的更改时，可以避免此类情况。利益相关者将清楚地了解哪些任务在范围内，并且当出现超出范围的事情时，每个人都会有一个如何前进的路线图。
什么是项目范围？
项目既有产品范围，也有项目范围。这两个概念听起来很相似，但有很大的不同。特性和功能是产品范围的主要焦点。项目范围的重点是交付产品范围所需的工作。
产品范围：产品的特性和功能
想象一下一个专注于构建新软件应用程序的项目。产品范围是创建一个满足内部和外部利益相关者要求的新工作流应用程序。项目范围管理将确保工作准确、按时完成，并且不会出现潜在的沟通错误。
范围管理：什么是范围蔓延？
项目可能会因最初讨论中未包括的额外任务而变得臃肿。项目范围管理明确定义了项目中包含和不包含的内容。
如果客户决定向项目添加未预先包括的任务，则创建一种自然的控制机制会有所帮助。如果您无法将客户引荐给最初批准的文档，他们并不总是能理解为什么工作不在范围内。
例如，客户可能会决定他们想要包含一个在线教程来帮助用户使用新的学习系统。这扩大了项目范围并为您的团队增加了更多工作。投入时间进行项目范围管理将保护您免受范围蔓延的影响，并确保您的团队在项目增加工作时获得更多报酬。
项目范围和项目要求有何不同？
项目范围定义了需要完成的具体工作。项目要求侧重于项目中应包含或不应包含的具体项目。用户希望从产品中得到什么？这个问题的答案将决定项目要求。
木匠需要能够钻两英寸深的孔。要做到这一点，木匠需要有一个能够钻两英寸长孔的钻头。
项目范围的重点是制造能够钻两英寸深孔的钻头所需的材料和工艺。通常，在项目实施的每个阶段都会确定需求范围。
项目范围管理涉及哪些内容？
项目范围管理计划将帮助您主动避免范围蔓延并确保您的客户获得他们期望的结果。此过程包括尽早让主要利益相关者参与对话，以明确定义项目以及包含和不包含的内容。范围管理有几个重要方面，包括：
大多数人都听过“三思而后行”这句话，这就是您在项目范围管理中所做的。项目范围管理过程非常耗时，但在项目的这个阶段进行投资可能会为您节省时间、金钱和未来的挫折感。每个人都了解需要提前完成哪些工作，并且可以轻松地专注于最终交付。
适应范围的扩大
有时客户会想要增加工作。范围将明确表明工作超出了原始协议的范围，但您仍可以通过一些策略来满足这些要求：
定义优先级较低或时间敏感性较低的功能，而不是当前版本计划的功能，以便为范围增加留出空间。
聘请更多开发人员来处理额外任务并达到目标发布日期。
外包部分工作以满足客户的最后期限。
延长当前版本的时间表以适应项目功能所要求的增加。
如果您在项目范围管理期间做得很彻底，那么很明显客户需要支付更多费用来满足请求。但您仍然可以通过保持敏捷以满足他们的最后期限或做出其他调整来让客户满意。
避免常见的范围管理陷阱
如果您想改进项目范围管理，了解常见的陷阱会有所帮助。许多公司都会犯一些错误，这些错误会让满意的客户变成沮丧和困惑的客户。在创建范围管理文档时，请考虑这些常见的陷阱：
提前了解潜在陷阱将有助于成功驾驭范围管理流程。但定期评估您的技术工具并询问是否有可用的工具可以帮助您更有效地管理项目也很重要。许多技术可以帮助您简化项目并提高效率。
帮助管理项目范围的工具和软件
技术和工具可以帮助您构建复杂的产品、系统和软件，以缩短周期时间、提高质量、减少工作量并减轻合规性证明工作量。需求管理软件程序可用于帮助软件团队包括测试和风险管理功能，使团队能够扩展其产品开发。
Jama Connect 通过高效和协作的审查协调利益相关者、尽早识别风险以及在开发过程中可视化法规、要求和测试用例之间的联系，帮助您按时按预算交付高质量的产品。
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