- 回收非生产性工作时间
- 减少返工
- 简化审核流程
- 在开发过程的早期识别缺陷
- 提供更好的用户体验
- 优化通信和协作
- 使用同类最佳工具集中管理需求
- 使用 Live Traceability™ 衡量和提高开发成功率
除非您组织的商业模式建立在效率低下的基础上，否则您不应该使用不同的文档来管理需求。无论是 Microsoft Word、Excel 还是两者的组合，试图在文档中单独解决您的产品需求都会带来很大的风险，并且会逐渐侵蚀您公司的底线。
曾几何时，使用不同的文档对于管理需求来说并不是一个问题，但随着产品复杂性的增加，那些日子正在逐渐消失。许多公司不再生产仅包含硬件或软件的产品;今天，它可能是两者的结合，使开发复杂性呈指数级增长。
集成硬件和软件意味着跨各个工程学科的团队都需要在整个开发过程中保持一致，尤其是在涉及安全标准和法规等问题时。仅使用文档根本无法满足当今复杂的产品、系统和软件开发的任务。当您需要精确性、上下文和问责制来满足您的需求时，现代需求管理解决方案确实是唯一的答案。
在本章中，我们将详细介绍您希望将不同的文档留在后视窗中以管理需求的一些原因。您还将大致了解通过迁移到专门构建的需求管理软件解决方案将获得的好处。
文档的五个缺点
Microsoft Word 和 Excel 有多种用途，并且已经这样做了几十年。而且，就要求而言，对于早期文档和协调简单项目，它们仍然是有效的工具。
随着产品和系统开发复杂性的增加，您的需求列表也会增加。团队需要提供简单、流畅的协作的解决方案，而不是杂乱无章（通常很快就会过时）的评论和建议的编辑。
团队需要能够立即与分布在全球各地的同事建立联系，以促进实时反馈，并在围绕需求的完整背景下做出更明智的决策。文档根本无法应对
挑战。
以下是基于文档的存储需求方法的一些主要限制：
1. 文档维护起来很乏味： 任何曾经使用文档和多个协作者管理需求的人都熟悉这种方法的独特痛苦。无论是数百页长的 Word 文档还是数千行的 Excel 电子表格，通过更新使它们保持最新且没有错误都是极其繁琐和耗时的。
2. 版本控制困难：协作处理任何类型的重要文档都可能很费力，尤其是当涉及大量需求时。例如，在审查需求时，两个人很容易看到同一组需求的不同版本，甚至不知道。即使它是基于云的需求版本，仍然有很多机会让某人在没有事先批准的情况下无意中更改某些内容，并且这种调整不会在未来版本中考虑。此外，在线/基于云的文档不会自动为每个需求创建不同的 ID 和版本，也不会突出显示版本之间的更改。
3. 无可追溯性：通过电子邮件链和未披露的更新，有很大的错误空间。例如，错过一个可能对上游或
下游产生严重影响的微小变化，这非常简单。
4. 审查很耗时：如果没有可追溯性，包含大量需求文件的审查周期将非常长。您可能会考虑安排冗长的会议或一个接一个地传递版本，将团队成员从其他优先事项中抽离出来，当您专注于快速进入市场时，这并不理想。如果您尝试异步管理评论，协作会变得棘手，并且随着人们日程安排的变化，时间表可能会被推迟。
5. 团队之间的协作筋疲力尽：在整个开发和测试过程中，在多个利益相关者和不同团队之间共享不断发展的需求文件是有风险的、令人沮丧的和耗时的。随着您的客户要求尽快交付完美的产品、系统或软件，您无法再承受这种低效率。
使用需求管理解决方案的七大好处
尽管产品复杂性和法规不断增加，但大多数开发团队都没有完善的需求管理系统。事实上，根据最近的一项调查，近三分之一的团队没有适当的系统，并依赖于通过电子邮件、文档和共享电子表格的正式流程。
另有 52% 的受访者使用非管理需求的系统来管理他们的需求，例如应用程序生命周期管理 （ALM） 或产品生命周期管理 （PLM） 系统。只有 15% 的受访者选择投资正式的专用需求管理解决方案。
使用专用的需求管理解决方案可以让团队不再陷入流程的泥潭并开始创新。例如，MediSync 报告称，投资 Jama Connect® 节省了 80% 的时间，这些时间本来可以花在会议、整理 Word 文档和电子邮件的版本以及整合审查周期的反馈上。
使用 Jama Connect Review Center 时，基立福在每个项目中节省了大约 80 小时的医疗设备开发时间。RBC Medical（现称为 Vantage Medtech）通过使用 Jama Connect 改善团队协作和工作流程效率，每个项目节省了约 150,000 美元。
以下是您从投资可靠的需求管理解决方案中获得的一些好处：
1. 版本和变更管理：可靠的需求管理解决方案将维护对每个需求所做的每次更改的历史记录。您还可以记录每次更改背后的基本原理，并在必要时参考需求的先前版本。一些解决方案包含一个变更提案系统，该系统将变更请求直接链接到需求。而且，使用正式的需求管理解决方案，您将始终知道您正在查看最新版本的需求。
2. 需求属性：借助强大的需求管理解决方案，您应该能够为每个需求记录多个描述性属性。正确的需求管理软件应该生成几个系统定义的属性，例如需求的创建日期、其当前版本号，并且需求人员应该能够查看这些属性，即使只允许几个人更新属性的值。
3. 促进影响分析：需求管理解决方案允许您定义不同类型的需求、需求和不同子系统以及单个需求和相关系统组件（设计、模块、测试和用户文档）之间的链接，从而实现需求跟踪。这些链接可帮助您分析提议的更改将对特定需求产生的影响。能够将每个功能需求追溯到其来源或父项也非常有用，这样您就可以确切地知道每个需求的来源。一些解决方案使用可追溯性链接在进行更改时向链接项提出可疑标志，以便您确切地知道更改后需要审查的内容。
4. 跟踪需求状态：在数据库中收集需求可以让您知道为产品指定了多少个离散需求。在开发过程中跟踪每个需求的状态有助于将事情的进展情况传达给整个组织。因此，如果项目经理知道，例如，承诺给下一个版本的需求中有 55% 已验证，28% 已实施但未验证，70% 尚未完全实施，那么他或她就可以很好地了解以前的状态。这种类型的信息为项目经理提供了信息，以预测项目的进度，并相应地将信息传达给利益相关者。
5. 控制访问：需求管理解决方案应该允许您将尽可能多的人带入系统，并授予他们访问他们正在处理的特定部分的权限。这有助于整个组织的团队对正在开发的产品及其进度进行更多投入。
6. 促进与利益相关者的沟通：需求管理解决方案应该允许团队成员在一个中心位置通过线程对话以电子方式讨论需求问题，而不是将通信分散在各种平台上。它将自动触发电子邮件消息，并在新的讨论条目或修改特定要求时通知有效的个人。它应该允许团队成员相互联系，但也允许非项目成员和外部用户联系。
7. 回收/再利用需求：将需求存储在中央数据库中有助于在多个项目或子项目中重复使用它们。在逻辑上适合同一产品多个部分的需求可以存储一次，并在必要时引用以避免重复。这节省了大量时间并减少了出错的机会。
为什么需要 Jama Connect®
希望您能认识到为什么将文档交换为正式的需求管理解决方案是有意义的。也许我们有偏见，但市场上真的没有比 Jama Connect® 更好的选择了。
使用专用的需求管理解决方案可以让团队停止在流程上陷入困境并开始创新。
现代需求管理软件为您节省大量资金的八种方式
虽然一些组织选择使用 Word 和 Excel 以在开发过程中节省资金，但这种逻辑实际上是违反直觉的。虽然预付费用看起来与文档不同，但从长远来看，这项投资实际上可以节省大量资金。
像 Jama Connect 这样的现代需求管理解决方案可以通过以下方式帮助您的团队节省资金：
在 Jama Software，我们的使命是帮助公司实现产品开发流程的现代化、数字化和转型，以降低风险、提高质量并加快上市时间。
我们与世界上一些跨行业的最具创新性的公司合作，我们的内部专家顾问在生活和呼吸需求管理方面拥有多年的经验。
回顾一下，以下是 Jama Connect 将提供的一些好处：
版本控制：使用 Jama Connect，您可以跟踪单个项目级别的更改和反馈，无论该项目是需求、风险、测试，甚至是项目文档。
数据完整性：快速搜索、筛选和创建控制面板，以根据项目属性查看进度。文档不允许这样做，并且经常存在数据完整性问题。
节省时间：您不必手动维护文档中的 ID 和跟踪链接，因此您将更快地行动。使用 Jama Connect，可追溯性是您工作方式的副产品。
审阅效率： 通过专注于更小、更重复的项目，审阅用户不再需要等待提交整个文档后才能提供反馈。这可以帮助您更快地进入市场。
审核质量： 只需单击几下，您就可以识别缺少覆盖范围的项目并在整个产品开发过程中纠正问题。
